أهمية استخدام الحاسب الالكتروني في إدارة الأعمال

أهمية استخدام الحاسب الالكتروني في إدارة الأعمال

أهمية استخدام الحاسب الالكتروني في إدارة الأعمال

لا شك ان استخدام الحاسب الالكتروني بأختلاف انواعه في مجال العمل و بخاصة إدارة الاعمال الإدارية والمحاسبية ضرورة تقتضيها طبيعة العمل ذاته من ناحيه,ومن ناحيه اخري لما يمكن ان تحققه هذه الوسيلة من مزايا وفوائد. ومن اهم هذه المزايا ما يلي:

• الدقة والسرعة في اعداد المستندات واجراء العمليات الحسابية ,وتنفيذ الاجراءات المحاسبية مثل:عمليات التسجيل ,التبويب,التحليل,وحفظ المستندات .وهذا يؤدي بدوره الي توفير الوقت والمجهود ,وتقليل حجم الاخطاء الحسابية ,وتخفيض تكاليف تشغيل العمليات الحسابية التي تقوم بها المنشأه.
• تحسين عملية حفظ الدفاتر والمستندات المحاسبية وتسهيل عمليات تجميعها وتخزينها واسترجاعها في شكل معلومات لادارة المنشأه.
  سرعة انجاز العمليات المتشابهه في وقت واحد,وتسجيل عدد كبير من العمليات المحاسبية ,واستخدام عدد اقل من الافراد في وقت قصير.
  احكام الرقابة الداخلية والذاتية علي تنفيذ العمليات ,بحيث يمكن تلافي الاخطاء في مراحل التشغيل المختلفة اول بأول مما يحقق الدقه في استخراج المعلومات والنتائج النهائية,وذلك نظرا لاحتواء الحاسوب علي وسائل للضبط والرقابة والتحقق من النتائج ,تمكن لادارة من التثبت من صحة العمليات .
• زيادة الثقة في المعلومات الناتجة من التشغيل علي الحاسب الالكتروني والمعروضة في التقارير ,بحيث يمكن استخدامها من قبل متخذي القرارات,كأساس سليم وموثوق به لاتخاذ القرارات.
• تحسين عمليات الرقابة واتخاذ القرارات ,عن طريق زيادة كفاءة انظمة الرقابة الادارية وتقديم المعلومات والتقارير المناسبه,بالاضافة الي سرعة توصيل معلومات التغذية العكسية الناتجه عن تطبيق القرارات.
• كذلك يؤدي استخدام الحاسب الي توفير المرونه الكامله في تصميم نظم المعلومات المحاسبية,من خلال تخزين واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب ,نظرا لاحتوائه علي قاعدة بيانات متطورة ,وهي اهم ما يميز الحاسبات في مجال الاعمال المحوسبة.
• كما يساعد استخدام الحاسوب في تطبيق وتزاوج اساليب المعرفة الاخري مثل:اساليب بحوث العمليات,مما يساعد بدوره علي انشاء نظام متكامل للمعلومات المحاسبية والادارية,وفتح افاق جديدة للابحاث والدراسات العلميه والعمليه.

كما يجب مراعات مزايا الحاسوب وفوائده المحققه عموما امر يعود الي المستخدم في ادارة المنشأه .فهي الجهه الوحيدة القادرة علي تحديد مدي ما يمنحه الحاسب من منافع من جراء تشغيل انظمة المعلومات بصفة عامة ,ونظم المعلومات المحاسبية بصفه خاصة,كما انه لابد من خلق موازنه ومفاضله ,من خلال دراسة تقوم بها الادارة وبمعاونة الخبراء في تحليل النظم ما بين الفوائد المتوقعة من استخدام الحاسوب وبين تكاليف تشغيله حتي يمكن الوصول لاستخدام اقتصادي رشيد للحاسوب .

بمعني ان تفوق المنافع الناتجة عن تكاليفه كما يجب مراعاة ان التكاليف يمكن قياسها بشيء من الدقة الا ان جانب الفوائد يصعب قياسه او التعبير عنه كميا ,حيث يصعب قياس الفائدة التي تعود علي الادارة من دقة المعلومات او سرعة الحصول عليها ,لذا فالقرار الخاص باستخدام الحاسب من عدمه قرار شخصي يجب ان تتخذه الادارة بنفسها بعد الاطلاع علي الدراسات التمهيديه التي يقوم بها الخبراء في ذلك ومن ثم فإن الادارة اقدر من غيرها علي تقدير الفوائد والمزايا التي ستعود علي المنشأه من جراء استخدام الحاسوب وهذا جدير بالذكر ان الدراسات التمهيديه لاقرار استخدام الحاسوب من عدمه تتوقف عادة علي عدة خطوات منها ما يلي:

1. تحديد تكاليف تأدية العمليات الحسابية عند اتباع النظام اليدوي.
2. تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند اتباع نظام الحاسب الالكتروني
3. مقارنة تكاليف تأدية العمليات الحسابية عدد اتباع النظام اليدوي بتكاليف تأديتها عند اتباع النظام الالكتروني واستخلاص نتائج مقارنة بين النظامين.

وبناء علي نتيجة المقارنة يتم استخدام الحاسوب اذا تبين انه يؤدي الي خلق وفورات في تكاليف تشغيل العمليات ,والا فعدم استخدامه ان لم يحقق وفورات ,ومع ذلك قد تتخذ بعض الادارات قرارات جريئة باستخدام الحاسوب مع علمها بأنه قد يشكل نوعا ما عبئا ماليا عليها,ولكن قد تجد الادارة المبرر لتحمل هذه الزيادة في تكاليف التشغيل السنويه عند اتباع نظام الحاسوب نتيجة لتوافر بعض المزايا الاضافية التي يحققها الحاسوب في مجال اعمالها المحاسبية ومن ثم استخدامه وعليه انه ينبغي مراعاة المزايا الاضافية المترتبة علي استخدام نظام الحاسوب في ادارة نظم المعلومات المحاسبية عند اجراء الدراسات التمهيدية.

كما يجب مراعات مزايا الحاسوب وفوائده المحققه عموما امر يعود الي المستخدم في ادارة المنشأه .فهي الجهه الوحيدة القادرة علي تحديد مدي ما يمنحه الحاسب من منافع من جراء تشغيل انظمة المعلومات بصفة عامه ,ونظم المعلومات المحاسبية بصفه خاصه,كما انه لابد من خلق موازنه ومفاضله ,من خلال دراسة تقوم بها الادارة وبمعاونة الخبراء في تحليل النظم ما بين الفوائد المتوقعة من استخدام الحاسوب وبين تكاليف تشغيله حتي يمكن الوصول لاستخدام اقتصادي رشيد للحاسوب.

بمعني ان تفوق المنافع الناتجة عن تكاليفة كما يجب مراعاة ان التكاليف يمكن قياسها بشيء من الدقة الا ان جانب الفوائد يصعب قياسه او التعبير عنه كميا ,حيث يصعب قياس الفائدة التي تعود علي الادارة من دقة المعلومات او سرعة الحصول عليها ,لذا فالقرار الخاص باستخدام الحاسب من عدمه قرار شخصي يجب ان تتخذه الادارة بنفسها بعد الاطلاع علي الدراسات التمهيديه التي يقوم بها الخبراء في ذلك ومن ثم فأن الادارة اقدر من غيرها علي تقدير الفوائد والمزايا التي ستعود علي المنشأه من جراء استخدام الحاسوب وهذا جدير بالذكر ان الدراسات التمهيديه لاقرار استخدام الحاسوب من عدمه تتوقف عادة علي ثلاث خطوات رئيسية هي:

1. تحديد تكاليف تأدية العمليات الحسابية عند اتباع النظام اليدوي.
2. تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند اتباع نظام الحاسب الالكتروني
3. مقارنة تكاليف تأدية العمليات الحسابية عدد اتباع النظام اليدوي بتكاليف تأديتها عند اتباع النظام الالكتروني واستخلاص نتائج مقارنة بين النظامين.

وبناء علي نتيجة المقارنة يتم استخدام الحاسوب اذا تبين انه يؤدي الي خلق وفورات في تكاليف تشغيل العمليات ,والا فعدم استخدامه ان لم يحقق وفورات ,ومع ذلك قد تتخذ بعض الادارات قرارات جريئة باستخدام الحاسوب مع علمها بأنه قد يشكل نوعا ما عبئا ماليا عليها,ولكن قد تجد الادارة المبرر لتحمل هذه الزيادة في تكاليف التشغيل السنويه عند اتباع نظام الحاسوب نتيجة لتوافر بعض المزايا الاضافية التي يحققها الحاسوب في مجال اعمالها المحاسبية ومن ثم استخدامه وعليه انه ينبغي مراعاة المزايا الاضافية المترتبة علي استخدام نظام الحاسوب في ادارة نظم المعلومات المحاسبية عند اجراء الدراسات التمهيدية.