الیکٹرانک محفوظ شدہ دستاویزات

الیکٹرانک آرکائیونگ "جدید انفارمیشن ٹکنالوجیوں کے استعمال کا عمل ہے، کمپیوٹر اور سافٹ ویئر سے جسمانی اور منطقی، اور مواصلاتی ٹیکنالوجیز اور ان کے لوازمات، ان تمام کاموں کو انجام دینے کے لیے جو روایتی آرکائیونگ کے ذریعے انجام پاتے ہیں اور مزید، تاکہ دستاویزات پر کنٹرول کو بڑھایا جا سکے۔ تنظیم کی بنیادوں کے ذریعے ان کے انتظام کے ذرائع کو بہتر بنائیں۔" انفارمیٹکس۔

الیکٹرانک آرکائیو اور ڈیجیٹل دستاویز کی اصطلاحات کبھی کبھی الجھ جاتی ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک "ڈیجیٹل دستاویز" وہ متن ہے جو ورڈ پروسیسنگ پروگراموں کا استعمال کرتے ہوئے تخلیق کیا جاتا ہے، لیکن جس میں ڈیٹا کو ٹیبل میں ترتیب نہیں دیا جاتا ہے۔
اسی اور نوے کی دہائی میں انفارمیشن اور کمیونیکیشن ٹیکنالوجی میں ہونے والی پیش رفت نے سرکاری اور نجی اداروں میں انفارمیشن سسٹم کے استعمال پر خاصا اثر ڈالا۔ مقامی نیٹ ورکس، انٹرنیٹ اور انٹرانیٹ کے ظہور کے بعد، سرکاری اور نجی اداروں میں ایپلی کیشنز پچھلے تمام مراحل سے زیادہ گہرے اور جامع مرحلے میں داخل ہوئے۔

تیز رفتار نیٹ ورکس میں انفارمیشن اور کمیونیکیشن ٹیکنالوجی کے انضمام نے الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کے طریقوں اور دنیا میں کہیں بھی انٹرنیٹ سے جڑے کسی بھی مقام پر پیغامات، دستاویزات اور سافٹ ویئر کی منتقلی کی آسانی پر نمایاں اثر ڈالا۔ اس طرح، تکنیکی طور پر تمام ضروری معلومات کو سرکاری اور نجی اداروں کے تمام حصوں میں پروسیس کرنا اور منتقل کرنا ممکن تھا جو جغرافیائی طور پر بہت دور ہیں۔ بالکل اسی طرح جیسے کہ ادارے کا عملہ استعمال میں آسانی یا کاغذی دستاویزات کی وشوسنییتا سے کوئی فائدہ کھوئے بغیر ایک عمارت میں کام کر رہا ہے: اس طرح آرکائیوسٹوں کی دلچسپی ان الیکٹرانک سرکاری دستاویزات کو محفوظ کرنے اور بازیافت کرنے میں ہے جو کہ مکمل طور پر الیکٹرانک ڈھانچے میں ہوتی ہیں، اور ان معاملات کے ایک اہم حصے میں کاغذ کے استعمال کے بغیر۔

مشمولات
1 الیکٹرانک سافٹ ویئر
الیکٹرانک آرکائیونگ کے 2 مراحل
2.1 الیکٹرانک آرکائیونگ کے لیے منصوبہ بندی کے مراحل
2.2 سیکنڈ: الیکٹرانک آرکائیونگ کے ایگزیکٹو مراحل

الیکٹرانک سافٹ ویئر
الیکٹرانک فائلیں مناسب الیکٹرانک پروگراموں کے ذریعہ تخلیق اور ترمیم کی جاتی ہیں جو آرکائیو کی اندرونی ساخت کو پہچاننے اور آرکائیو کے ایک حصے کو داخل کرنے، ترمیم کرنے، حذف کرنے اور پڑھنے کی اجازت دینے کے قابل ہوتی ہیں۔

الیکٹرانک آرکائیونگ کے مراحل
الیکٹرانک آرکائیونگ کے مراحل کو دو اہم مراحل میں تقسیم کیا گیا ہے:

پہلا: الیکٹرانک آرکائیونگ کے لیے منصوبہ بندی کے مراحل۔
دوسرا: الیکٹرانک آرکائیونگ کے ایگزیکٹو مراحل۔

الیکٹرانک آرکائیونگ کے لیے منصوبہ بندی کے مراحل
ان میں شامل ہیں:

مطالعہ اور سروے کا مرحلہ: اس میں ڈیجیٹائز کرنے کے لیے دستاویزات کی فہرست بنانا اور ان کی مقدار، اشکال اور اقسام کا تعین کرنا شامل ہے جو رنگ/سائز/کاغذ کے معیار کے مطابق مختلف ہوں۔
تجزیہ کا مرحلہ: اس کی نمائندگی دستاویزات کو کاغذ سے الیکٹرانک میں تبدیل کرنے کے لیے ترجیحات طے کرنے، اور فہرستوں کی تیاری میں کی جاتی ہے جس میں دستاویزات کا بنیادی ڈیٹا شامل ہوتا ہے، جیسے کہ ان کے مقامات، ان کی موجودگی کے پتے، تحفظ، اور ان کی سرگرمی کی ڈگری کا تعین کرنا۔ وغیرہ۔ یہ دستاویزات کی مکمل انوینٹری ہے۔
منصوبے کی تعمیر کا مرحلہ: اس کی نمائندگی دستاویزات کو محفوظ رکھنے کے لیے ایک منصوبہ تیار کرنے میں کی جاتی ہے: ان کے برقرار رکھنے کی مدت کے لیے کوئی اصول، یعنی ان کے تحفظ کی مدت، تاریخ اور ان کی قسمت کا حتمی تعین، اور ان کی تباہی کی تاریخ۔ یا جلاوطنی. اس کے ساتھ ساتھ دستاویزات کی درجہ بندی کے لیے ایک نظام کی وضاحت کرنا، یعنی انہیں درجہ بندی کے کوڈز تفویض کرکے اور ایک تھیسورس جس میں معیاری اصطلاحات بطور مطلوبہ الفاظ استعمال کیے جائیں جو دستاویز کی تلاش اور بازیافت کرتے وقت استعمال کیے جائیں۔
سافٹ ویئر کے انتخاب کا مرحلہ: اس میں ضروری دستاویزات، سسٹمز اور ڈیٹا بیسز کو الیکٹرانک ڈسپوزل کرنے، مناسب فیلڈز ترتیب دینے، سرچ ٹولز کا انتخاب اور مطلوبہ رپورٹس کی تیاری وغیرہ میں خودکار آلات اور سافٹ ویئر شامل ہیں۔
ڈیٹا بیس کی تیاری کا مرحلہ: اس کی نمائندگی ڈیٹا بیس کی تیاری میں کی جاتی ہے جو الیکٹرانک دستاویزات کے تحفظ اور پروسیسنگ میں شامل ہوں گے۔
دوسرا: الیکٹرانک آرکائیونگ کے ایگزیکٹو مراحل
اس میں درج ذیل مراحل شامل ہیں:

دستاویزات اور فائلوں کی تیاری کا مرحلہ
فوٹو گرافی کا مرحلہ
کوالٹی کنٹرول اسٹیج
اشاریہ سازی کا مرحلہ
فائل کی تیاری کا مرحلہ
تحفظ اور ذخیرہ کرنے کا مرحلہ
الیکٹرانک آرکائیو دیکھنے کا مرحلہ
پہلا: دستاویزات اور فائلوں کی تیاری کا مرحلہ:

ڈپلیکیٹ کاغذات کو خارج کریں جو محفوظ نہیں کیے جائیں گے۔
کچھ پرانے کاغذات کو دستی طور پر کھینچنا تاکہ ہم انہیں اسکین کر سکیں۔
دستاویزات پر اسٹیپل کو ہٹا دیں۔
کاغذات کو سائز کے مطابق گروپوں میں الگ کرنا یا جس میں رنگ ہوتا ہے یا جس میں دونوں طرف کا ڈیٹا ہوتا ہے... وغیرہ۔
دستاویزات پر مخصوص نشانات لگانا اور انہیں جمع کرنے کے عمل کو آسان بنانا جیسا کہ وہ فوٹو کاپی سے پہلے تھے۔
دوسرا: فوٹو گرافی کا مرحلہ:

ان دستاویزات کی فوٹو کاپی کرنے کا عمل جو پہلے دستاویز کے سائز اور وضاحت کے لیے موزوں سکیننگ ڈیوائسز کے ذریعے تیار کیے گئے تھے، اور فوٹو کاپی کا عمل کاغذی فائلوں کو الیکٹرانک فائلوں میں تبدیل کرنے کا پہلا قدم ہے جو کمپیوٹر پر محفوظ ہیں۔ سٹوریج کے لیے درکار آلات، الیکٹرانک فائل کی قسم پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے ضروری ہے۔ فائل کمپریشن کا استعمال، اجازتیں دیکھیں اور تبدیل کریں... وغیرہ

تیسرا: کوالٹی کنٹرول اور آڈٹ کا مرحلہ:

یہ ایک ایسا مرحلہ ہے جو فوٹو کاپی کے عمل کے متوازی طور پر ہوتا ہے، جہاں وہ ملازم جو فائلوں کو اسکین کرتا ہے یا کوئی دوسرا ملازم جس کا کام کوالٹی کو کنٹرول کرنا ہے وہ فوٹو کاپی فائلوں کو چیک کرنا اور ان کا اصل سے موازنہ کرنا ہے تاکہ ان کی وضاحت اور معیار کو یقینی بنایا جا سکے۔ اور دستاویز میں موجود کسی بھی معلومات کو ضائع نہ کریں۔

چوتھا: اشاریہ سازی کا مرحلہ:

یہ ان فائلوں اور کاغذات سے متعلق ڈیٹا اور اشاریہ جات داخل کرنے کا مرحلہ ہے جن کی تصویر کشی کی جا رہی ہے۔ یہ انڈیکس کارڈ اور اس تصویر کے ساتھ موجود فائل کے درمیان ربط قائم کرنے کے لیے دستاویزات کی جسمانی، وضاحتی اشاریہ سازی اور اشاریہ سازی کا عمل ہے۔ ایک واحد ڈیٹیکٹر دے کر جو ڈیجیٹائزڈ دستاویز اور انڈیکس کارڈ پر لکھا ہوا ہے۔ انڈیکسنگ دستی یا خود بخود کی جا سکتی ہے۔ جبکہ، دستی اشاریہ سازی دستاویز کا خلاصہ یا تجزیہ ہے، جسے سرچ لائٹ کے ساتھ کیا جا سکتا ہے جس میں وضاحتی الفاظ شامل ہیں۔

پانچواں: فائلوں کو ان کی اصل پر واپس کرنے کا مرحلہ:

یہ عمل ان فائلوں اور دستاویزات پر مشتمل ہوتا ہے جو ایک دوسرے کو فوٹو کاپی کرنے کے عمل میں تھیں اور ڈیجیٹائزیشن سے پہلے ان کی اصلیت کو ایک دوسرے سے الجھانے کے بعد دوبارہ سٹیپل لگا کر۔

چھٹا: تحفظ اور ذخیرہ کرنے کا مرحلہ

مختلف میڈیا اور سپورٹ میں دستاویزات کو محفوظ کرنے اور ذخیرہ کرنے کا مرحلہ، بشمول کمپیوٹر میموری، بشمول مقناطیسی اور کمپیکٹ ڈسک، نیز مرکزی نظاموں میں، جو بیک اپ پرزرویشن کا طریقہ ہے۔