archives électroniques

L'archivage électronique est "le processus d'utilisation des technologies modernes de l'information, physiques et logiques des ordinateurs et des logiciels, et des technologies de la communication et de leurs accessoires, pour effectuer toutes les tâches qui étaient effectuées par l'archivage traditionnel et plus, afin d'accroître le contrôle sur les documents et améliorer les moyens de les gérer à travers les fondements de l'organisation.

Les termes archive électronique et document numérique sont parfois confondus : par exemple, un « document numérique » est un texte créé à l'aide de programmes de traitement de texte, mais dont les données ne sont pas organisées en tableau.
Les développements des technologies de l'information et de la communication dans les années 80 et 90 ont eu un impact significatif sur les applications des systèmes d'information dans les institutions publiques et privées ; Après l'émergence des réseaux locaux, Internet et intranets, les applications dans les institutions publiques et privées sont entrées dans une phase plus profonde et plus complète que toutes les phases précédentes.

L'intégration des technologies de l'information et de la communication dans les réseaux rapides a eu un impact significatif sur les modes de création d'enregistrements électroniques et la facilité de transfert de messages, de documents et de logiciels vers n'importe quel point connecté à Internet partout dans le monde ; Ainsi, il a été techniquement possible de traiter et de transférer toutes les informations requises dans toutes les sections des institutions publiques et privées géographiquement éloignées ; Comme si le personnel de l'institution travaillait dans un même bâtiment sans perdre aucun avantage de la facilité d'utilisation ou de la fiabilité des documents papier : d'où l'intérêt des archivistes à conserver et retrouver ces documents officiels électroniques qui se déroulent au sein d'une structure purement électronique, et dans une partie importante de ces cas sans utiliser de papier.

Contenu
1 logiciel électronique
2 étapes d'archivage électronique
2.1 Étapes de planification de l'archivage électronique
2.2 Deuxièmement : Les étapes exécutives de l'archivage électronique

logiciel électronique
Les fichiers électroniques sont créés et modifiés par des programmes électroniques appropriés capables de reconnaître la structure interne de l'archive et permettant l'insertion, la modification, la suppression et la lecture d'une partie de l'archive.

Les étapes de l'archivage électronique
Les étapes de l'archivage électronique se décomposent en deux étapes principales :

Premièrement : les étapes de planification de l'archivage électronique.
Deuxièmement : Les étapes exécutives de l'archivage électronique.

Planification des étapes de l'archivage électronique
Ils comprennent:

Phase d'étude et d'enquête : Elle consiste à répertorier les documents à numériser et à déterminer leur quantité, formes et types qui diffèrent selon la couleur / la taille / la qualité du papier.
Étape d'analyse : elle est représentée dans l'établissement des priorités pour la conversion des documents du papier vers l'électronique et la préparation de listes qui incluent les données de base des documents, telles que la détermination de leurs emplacements, les adresses de leur présence, leur conservation et le degré de leur activité. .etc. C'est un inventaire complet des documents.
L'étape de construction du plan : Elle est représentée dans l'élaboration d'un plan de conservation des documents : règles éventuelles sur les périodes de leur conservation, c'est-à-dire la durée de leur conservation, la date et la détermination définitive de leur sort, et la date de leur destruction ou déportation. En plus de définir un système de classification des documents, c'est-à-dire en leur attribuant des codes de classification et un thésaurus qui contient des termes normalisés comme mots-clés à utiliser lors de la recherche et de la récupération du document.
Étape de sélection des logiciels : elle comprend des équipements automatisés et des logiciels spécialisés dans l'élimination électronique des documents, systèmes et bases de données nécessaires, la définition des champs appropriés, la sélection des outils de recherche et la préparation des rapports requis...etc.
Phase de préparation des bases de données : Elle est représentée dans la préparation des bases de données qui seront incluses dans la conservation et le traitement des documents électroniques.
Deuxièmement : Les étapes exécutives de l'archivage électronique
Il comprend les étapes suivantes :

L'étape de préparation des documents et des dossiers
étape de photogrammétrie
Étape de contrôle de la qualité
Étape d'indexation
Etape de préparation du dossier
Phase de conservation et de stockage
L'étape de consultation de l'archive électronique
Premièrement : L'étape de préparation des documents et dossiers :

Exclure les documents en double qui ne seront pas archivés.
Photographier manuellement certains anciens documents afin que nous puissions les numériser.
Retirez les agrafes des documents.
Séparation des papiers en groupes selon la taille ou qui contiennent de la couleur ou qui contiennent des données recto-verso...etc.
Mettre des marques distinctives sur les documents et faciliter le processus de collecte tels qu'ils étaient avant la photocopie.
Deuxièmement : L'étape de la photogrammétrie :

Le processus de photocopie des documents préalablement préparés au moyen d'appareils de numérisation adaptés à la taille et à la clarté du document, et le processus de photocopie constituent la première étape pour convertir des fichiers papier en fichiers électroniques qui sont stockés sur des ordinateurs. nécessaire de se concentrer sur les appareils nécessaires au stockage, le type de fichier électronique, l'utilisation de la compression de fichiers, les autorisations de visualisation et de modification, etc.

Troisièmement : L'étape du contrôle qualité et de l'audit :

C'est une étape qui se déroule en parallèle du processus de photocopie, où l'employé qui numérise les fichiers ou tout autre employé dont le travail est de contrôler la qualité doit vérifier les fichiers photocopiés et les comparer à l'original pour s'assurer de leur clarté et de leur qualité. et de ne perdre aucune information que le document peut contenir.

Quatrième : Étape d'indexation :

C'est l'étape de saisie des données et des index liés aux dossiers et papiers qui sont photographiés.C'est un processus d'indexation physique, descriptive et d'indexation des documents afin d'établir un lien entre la fiche et le dossier accompagnant cette image, en donnant un seul détecteur qui est écrit sur le document numérisé et sur la fiche. L'indexation peut être effectuée manuellement ou automatiquement ; Alors que l'indexation manuelle est un résumé ou une analyse du document, ce qui peut être fait avec un projecteur contenant les mots descriptifs.

Cinquième : L'étape de retour des fichiers à leurs origines :

Ce procédé consiste à restituer les dossiers et documents qui étaient en cours de photocopie entre eux et à leurs originaux avant numérisation en les réagrafant après les avoir démêlés les uns des autres.

Sixième : L'étape de la conservation et du stockage

L'étape de conservation et de stockage des documents sur différents supports et supports, y compris la mémoire informatique elle-même, y compris les disques magnétiques et compacts, ainsi que dans les systèmes centraux, qui est la méthode de conservation de sauvegarde.