تعريف الفاتورة: مستند رقمي يثبت معاملات بيع السلع والخدمات ولهذا المستند مكونات وخصائص، ويتم إعداده والتوقيع عليه إلكترونيًا، وإرساله واستلامه من خلال منظومة الفواتير الإلكترونية وبمعرفة الممول، كما يتم مراجعته والتحقق منه لحظيًا من جانب مصلحة الضرائب.

تتميز منظومة الفواتير الإلكترونية بخصائص عديدة. أول هذه الخصائص هو وجود رقم فريد لكل فاتورة، ويسمى هذا بالرقم التعريفي UUID ويختلف عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة. أما ثاني هذه الخصائص فهي وجود شكل ومحتوى موحد لكل فاتورة داخل المنظومة مع التأكيد على أن شكل الفاتورة لن يتغير داخل الشركة.

حيث تقوم برامج تخطيط المؤسسة ERP بإرسال البيانات التي تحددها مصلحة الضرائب إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية وتقوم واجهة برمجة التطبيقات API بنقل بيانات الفاتورة بصيغة JSON أو XML دون نقل شكل الفاتورة. تتيح المنظومة أيضا تكويد موحد للسلع والخدمات، وتشمل الفواتير توقيعا إلكترونيا مما يضمن تأمينًا كاملًا لبيانات الفواتير وإثبات الحجية القانونية على مستخدمي المنظومة. وترسل المنظومة إخطارات لحظية لكل من البائع والمشتري لمشاركتهم بيانات الفواتير. كما يمكن أيضا -باستخدام المنظومة- حفظ بيانات الفاتورة واستعراضها وطباعتها.

تتيح المنظومة خيار ربطها بأي من نظم تخطيط موارد المؤسسة. يتم تحقيق هذا التكامل باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات APIs االتي توفّرها الشركة المنفذة للحل الفني. توفر مصلحة الضرائب أيضا منصة لشرح خطوات التكامل وواجهاته SDK، 

يجدر الإشارة هنا إلى أن مصلحة الضرائب لا تزال تعمل على ربط منظومة الفاتورة الإلكترونية بالإقرار الإلكتروني، ومن المتوقع إتاحة هذا التكامل في المراحل التالية للمنظومة. 

تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية إصدار الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية، كما تسمح لك بتبادل الفواتير وإشعارات الخصم، وإشعارات الإضافة مع الأطراف والشركات الأخرى. 

تحفظ المنظومة لمستخدميها حق تعديل الفواتير بإصدار إشعارات خصم أو إضافة على الفاتورة أو إلغاء الفاتورة كليا وإصدار فاتورة أخرى على أن يحدث هذا خلال الوقت المحدد قانونا للإلغاء.

أما في حال وجود خطأ في فاتورة تم إصدارها سابقا فيتم التعديل عليها بإصدار إشعارات الخصم أو إشعارات الإضافة المرتبطة بالفواتير السابقة.

كما يمكن إصدار إشعارات مرتبطة بمجموعة من الفواتير بدلا من فاتورة واحدة مع مراعاة ألا يتخطى مجموع مبالغ تلك الإشعارات مبلغ الفاتورة السابق إصدارها. تمكّن المنظومة مستخدميها أيضا من إصدار إشعار بمبلغ دائن بشرط ألا يتخطى مبلغ الإشعار الدائن مبلغ الفاتورة المرتبط بها. 

أما عند الرغبة في إلغاء فاتورة بعد إصدارها فإن المنظومة تسمح للبائع بإلغاء الفاتورة الإلكترونية خلال مدة يحددها القانون. وفي هذه الحالة يجب على البائع طلب إلغاء الفاتورة على المنظومة التي ترسل للمشتري إخطارًا بالإلغاء.

بعد وصول إخطار للمشتري بالإلغاء يمكنه الموافقة أو الرفض على إلغاء االمستند، فإذا وافق على الالغاء يلغى المستند وتصبح حالة الفاتورة على المنظومة (ملغاة)، وفي حالة رفض المشتري إلغاء المستند لا يلغى المستند ويعتبر في هذه الحالة مستندا صحيح على المنظومة

يطلب نظام الفاتورة الإلكترونية الرقم الضريبي للمشتري -للتعاملات فوق حد معين يحدده القانون- لإصدار الفاتورة، وفي حال التعامل مع عملاء غير مسجلين ضريبيا يجب استخدام الرقم القومي للمشتري بدلا من الرقم الضريبي. 

من خصائص منظومة الفواتير الإلكترونية إنشاء ملف رقمي للممولين ليتم التعامل من خلاله مع المصلحة، ويتم ربط هذا الملف الرقمي ببيانات الممول المسجلة لدى المصلحة؛ على سبيل المثال رقم التسجيل الضريبي، اسم الشركة، العنوان الرئيسي.

ويرتبط بكل شركة مفوضين معتمدين، ويمثل نظام تخطيط الموارد المؤسسي (ERP) أحد هؤلاء المفوضين، والذي يُعتمد بطريقة آمنة لتبادل المستندات مع المصلحة. كما أنه يتم توقيع كل فاتورة مصدرة توقيعا إلكترونيا، ويمثل التوقيع الإلكتروني تمثيلا قانونيا عن الشركة في جميع تعاملاتها.

لا تدخل البضائع المستوردة من خارج جمهورية مصر العربية ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية لأن مصدر الفاتورة من خارج جمهورية مصر العربية، لكن في حالة إعادة بيع تلك البضائع لأشخاص أو شركات داخل الجمهورية فتخضع كمعاملة لمنظومة الفاتورة الإلكترونية.

ومصر هي الدولة الأولى بالشرق الأوسط التي تطبق منظومة الفاتورة الإلكترونية والتى ترتكز على إنشاء نظام مركزي إلكتروني لتلقي ومراجعة واعتماد ومتابعة فواتير البيع والشراء للتعاملات التجارية بين الشركات من خلال التبادل اللحظي لبيانات الفواتير بصيغة رقمية دون الاعتماد على المعاملات الورقية لحصر المجتمع الضريبي.